Documentation interne

Des documents aux origines et aux formats variés
Devis, contrats, factures, comptes-rendus, notes internes, bibles techniques, courriers, ressources marketing, plans, images, etc., l’entreprise doit gérer un grand nombre de documents aux formats divers (Word, Excel, PDF, Autocad, documents d’origine papier, etc.).

Ces documents sont porteurs du savoir de l’entreprise. Pourtant, ils sont souvent disséminés
sur les postes de travail ou dans des armoires…
L’accès à l’information doit être optimisé pour gagner en temps et en efficacité.

Constituez une base de connaissances !

La gestion documentaire est étroitement liée à la gestion des connaissances.
Mettre en place une solution de GED/ECM doit permettre :

• D’éviter le recours excessif au support papier
• De centraliser les documents dans un seul référentiel
• De diffuser plus rapidement les informations dans l’entreprise
• De retrouver un document en quelques secondes
• De s'assurer que chaque collaborateur dispose toujours de la dernière version des documents
• De protéger l’accès aux données (et leurs modifications)
• D’améliorer le travail collaboratif sur un même document
• D’automatiser les flux et les circuits d’approbation/validation

Gérez tout type de documents (sources, formats) dans la même application

AbilDoc intègre des solutions de gestion documentaire qui répondent à l'ensemble des besoins
de votre organisation. Avec DocuShare, favorisez le travail collaboratif. Les documents conservés
à un seul endroit sont accessibles sur l'Intranet dans leur format natif, et peuvent évoluer en version avec conservation de l'historique des modifications.
Contrôlez simplement les droits d'accès pour sécuriser les documents et contrôler leur diffusion !

Cas clients

Constitution d’un référentiel unique de documents de décor pour l’ensemble
des collaborateurs

Le groupe X, spécialisé dans la cosmétique et les produits de beauté, a choisi la solution Xerox DocuShare pour le partage et la validation automatique de documents de décor (informations présentes sur l’emballage d’un produit). En complément des fonctionnalités de GED (droits d’accès, gestion des versions, historique des modifications, etc.), la modélisation du circuit
de validation (Workflow) a permis d’optimiser les temps de traitement : les documents sont envoyés automatiquement au bon destinataire en France ou à l’international.

Mise à disposition immédiate des documents techniques à l’ensemble
des collaborateurs

La société X, spécialisée dans la réparation et la maintenance aéronautique, a retenu la solution Xerox DocuShare pour assurer la traçabilité totale de ses dossiers de réception. Ceux-ci sont constitués lors de l’entrée d’un matériel dans l’enceinte de la société et doivent être remis au client à leur sortie. Associée à des scanners réseaux et au module DocuShare Capture, la solution permet la reconnaissance automatique d’informations présentes au sein des documents pour une indexation et un classement automatique dans l’application. Le système a été pensé pour être
le plus intuitif possible et le moins contraignant pour les agents de numérisation.

Gestion de l’ensemble de la documentation créée et reçue
par les collaborateurs

Professionnel du secteur financier, la société X (située au Luxembourg) a acquis la solution Xerox DocuShare pour répondre à des besoins en gestion documentaire : perte accidentelle
de documents, dispersion des documents au sein des bureaux et PC de chaque salarié, difficultés de recherche, production d’une quantité importante de documents papier, etc. Les documents sont à présent centralisés dans une base unique pour des recherches efficaces et rapides.
Les documents comptables issus de leur application métier n’ont plus lieu d’être imprimés
en version papier, ils sont automatiquement publiés dans la GED.