Documentation qualité

La gestion de l’information au service des documents Qualité
De plus en plus d’entreprises doivent répondre à des exigences qualité. Procédures, Plans d’Assurance Qualité (PAQ), manuels sont souvent gérés sous format papier ou sur plusieurs serveurs. L’information est de ce fait peu partagée et peut différer d’un site à l’autre.

La mise en place d’une politique Qualité passe par l'amélioration de la gestion de l’information : les documents doivent être à jour et centralisés, leur diffusion auprès des collaborateurs
doit être rapide et sécurisée.

DocuShare est la solution idéale de partage de vos documents Qualité

Toutes les consignes et procédures sont centralisées sur un seul serveur :

• L’historique des versions successives des documents est conservé
• Les collaborateurs ne visualisent que les documents qui les concernent
• Des alertes par e-mail sont envoyées automatiquement lorsqu’une nouvelle procédure
  entre en vigueur
• Une fiche de propriétés associée à chaque document et l’indexation en plein texte permettent
  une recherche rapide et efficace
• Le Workflow documentaire permet de faire circuler le document pour relecture,
  modification ou validation avant de le publier sur l'Intranet

Associé au format Adobe PDF, DocuShare permet également de :

• Protéger vos documents Qualité de l’impression et de la modification
• Apporter des commentaires en ligne sur les documents qui circulent dans le Workflow
• Apposer un tampon de signature (ou une signature électronique) sur les documents

Et avec le module DocuShare PrintSecure :

• Ajoutez un filigrane et un pied de page aux documents au moment de l’impression
• Renseignez les propriétés des documents depuis Acrobat, pour une publication rapide
  et pour écarter tout risque d'erreur au moment de l'indexation (respect des règles de nommage,
  aides à la saisie, contrôles, etc.)

Cas clients

Gestion et suivi des fiches d’amélioration en Intranet

Dans la cadre de la certification ISO 9001 : 2000, la société X, spécialisée dans l'installation
et l'exploitation de site de traitement des déchets, a choisi Xerox DocuShare pour la gestion
des fiches d’amélioration, documents signalant un matériel défectueux et les actions correctives associées. Le module DocuShare Link, associé aux fonctionnalités de GED de la solution, permet la création, le traitement et la diffusion des fiches au sein d’un système simple et convivial. Un tableau statistique fournit le nombre de fiches à un moment précis du Workflow pour un suivi
au plus près des actions de chacun.

Circuit de révision et de validation des documents Qualité en Intranet

Groupe leader dans la fabrication et la distribution d’ingrédients laitiers, la société X a choisi Xerox DocuShare pour optimiser les circuits de validation des fiches, méthodes et procédures créées dans le cadre de leur politique d’assurance Qualité.
La diffusion et la mise à jour des documents s’effectuaient jusqu’alors entièrement au format papier, les procédures étaient donc lourdes car non automatisées.
Les fonctionnalités de Workflow de DocuShare ont permis de répondre aux besoins du Groupe : les documents sont acheminés entre les membres du service Qualité pour révision (avec ajout
de commentaires en ligne Acrobat) ou validation.