Dossiers clients et factures

Accès immédiat aux factures, commandes, bordereaux, etc. relatifs à un dossier client
Bons de commande, bordereaux, factures, fax, emails, etc., l’entreprise doit gérer un grand nombre de documents relatifs à des dossiers clients.
Ces documents sont souvent d'origine papier ou imprimés. Les dématérialiser dans un système
de gestion de l’information améliore leur diffusion, l'efficacité des interlocuteurs et par là même,
la relation client.

Avantages du dossier client dématérialisé :

• Tous les documents, électroniques et papier, sont stockés sur un serveur centralisé et sécurisé
• Les documents sont continuellement disponibles pour tout collaborateur de l'entreprise,
  même en déplacement
• Vous accédez instantanément à un dossier ou un document à partir de ses propriétés (numéro
  du client, nom, numéro de téléphone, etc.) ou de son contenu
• Vous gérez facilement les droits d'accès sur chaque dossier ou document

Avec DocuShare, gagnez du temps et améliorez votre relation client :

• L'interlocuteur concerné est alerté à l'arrivée d'un fax ou d'un email
• Les documents papier sont numérisés et importés dans l’application au format PDF
• Les documents issus d’applications métiers sont directement publiés dans l’application
  au format PDF sans impression intermédiaire via le module DocuShare Publisher
• Le module de composition des documents, DocuShare LaserNet permet la récupération
  d’un flux d’informations issu d’une application métier et sa mise en page pour créer une facture. Celle-ci peut être indexée et classée automatiquement dans l’application grâce aux informations qu’elle contient
• Les clients peuvent consulter et télécharger leurs factures via le module DocuShare Extranet
• Les collaborateurs en déplacement peuvent exporter tout ou partie de la base sur PC
  pour une consultation off-line des documents avec le module DocuShare Synchro

Pourquoi choisir DocuShare ?

DocuShare est particulièrement adapté pour une gestion optimisée des dossiers clients,
pour les grands groupes, mais aussi les PME et organismes composés de quelques utilisateurs (cabinet d'avocats, de notaires, etc.).
DocuShare constitue une solution évolutive, qui s'adapte à la taille de votre entreprise
(de 10 à plusieurs milliers d'utilisateurs) et au volume de documents à gérer.

Cas clients

Gestion de factures et mise à disposition aux clients en Extranet

La société X, centrale d’achat pour l’exportation de produits alimentaires ou non, a choisi Xerox DocuShare pour une gestion optimale de ses factures clients. La composition et le classement des factures dans l’application sont automatisés grâce au module DocuShare LaserNet,
le stockage et la recherche sont pris en charge par les fonctionnalités standards de DocuShare.
La consultation de l’extérieur est possible grâce au module DocuShare Extranet.
Les clients peuvent consulter l’ensemble de leurs factures, effectuer des recherches et déposer
à leur tour des documents pour la société.
Ce système permet de diminuer considérablement les coûts liés à l’impression
et à l’affranchissement des factures.

Gestion complète et optimisée des documents clients

Premier réseau français d’Association de Gestion et de Comptabilité, X met à disposition des chefs d’entreprises de TPE et PME ses compétences relatives à trois familles de métiers : le conseil de l’entreprise, la gestion et l’expertise comptable.
La solution Xerox DocuShare a été choisie pour la gestion des dossiers clients comprenant
des documents administratifs, comptables, juridiques, etc.
La mise en place d’un plan de classement commun à l’ensemble des dossiers et la définition
de propriétés d’indexation propres au dossier améliorent considérablement l’accès
aux documents.