Gestion de courriers

Courriers entrants externes, courriers sortants externes, courriers internes, courriers papier, courriers électroniques…
Toutes entreprises, publiques ou privées, de la PME au Groupe, peuvent être concernées
par la dématérialisation de la gestion de courriers. Les origines de ce projet peuvent être nombreuses : développement rapide d’une organisation sans que les moyens n’aient pu être mis en place en matière de gestion de courriers, circuit de validation du courrier suivant un organigramme à multiples niveaux, gestion des absences des personnes en charge de la gestion du courrier, politique de l’entreprise orientée vers le développement durable ou le zéro papier, etc.

Avantages d’une gestion de courriers dématérialisée :

• Réduction des délais de traitement et de diffusion
• Recherche et consultation en temps réel
• Réduction des coûts liés au traitement (photocopies) et à l’archivage physique des documents
• Meilleure traçabilité documentaire et sécurisation de l’information
• Partage simplifié de l’information, notamment sur des sites éloignés
• Pilotage de la gestion de courriers grâce au suivi d’indicateurs
• Meilleure réactivité et amélioration de l’image de marque

Avec DocuShare, améliorez les temps de transmission et de réponse
aux courriers :

• Publication automatique des courriers numérisés dans DocuShare à partir d’un copieur multifonction ou d'un périphérique de numérisation et traitement de Reconnaissance Optique
  des Caractères (OCR) sur le contenu des courriers via le module DocuShare Capture
• Classement et indexation automatique du courrier via le module DocuShare Link
• Alertes automatiques par email prévenant le destinataire de l’arrivée d’un nouveau courrier
  ou d’un délai de traitement
• Circuit de validation des courriers sortants avec signature électronique attestant de l’identité
  de l’émetteur et de l’intégrité du courrier avec le module DocuShare Sign
• Recherche des courriers d’origine électronique ou papier à partir de leurs champs d’indexation
  ou sur les termes de leur contenu
• Gestion des différents états d’un courrier (Réception, Traitement et Circulation, Expédition)
  et émission d’indicateurs statistiques sur une période souhaitée

Cas client

Amélioration du processus de gestion de courriers

La société X a choisi Xerox DocuShare pour la gestion des courriers papier entrants au service Réception. Les manipulations étaient jusqu’alors nombreuses (numérisation de tous les documents entrants puis classement au sein d’une arborescence Windows) et répétitives (notifications manuelles aux services concernés). La solution a permis d’améliorer
les temps de traitement et de réponse aux courriers : ils sont numérisés puis publiés automatiquement dans la GED, indexés et classés via le module DocuShare Link ; les personnes concernées par le courrier reçoivent une alerte automatique par email.