Dématérialisation des Factures Fournisseurs

La circulation des factures fournisseurs est un casse-tête à l’origine de bien des problèmes : perte de productivité, mauvaise traçabilité, manque d’efficacité des comptables, mauvaises relations avec les fournisseurs, manque de visibilité sur la trésorerie en cours, retards de paiement…

Dans la plupart des entreprises aujourd’hui, 85% des factures fournisseurs sont reçues au format papier : un processus clair et une bonne organisation sont donc requis pour trier, archiver, traiter et comptabiliser ces documents. A l’heure du numérique et malgré une gestion intelligente, le traitement classique ne suffit plus.

Des bénéfices significatifs

L’amélioration du contrôle

Aucune facture perdue ou oubliée
Aucune facture payée deux fois
Pas de facture frauduleuse payée
Des réponses rapides et fiables aux factures problématiques

Un gain de temps et de productivité

Réduction jusqu’à 96% des coûts de traitement manuel
Diminution des délais moyens de paiement

De meilleures relations avec les fournisseurs

Obtention de rabais pour paiement anticipé
Pas de retard de paiement ni de pénalité

Un archivage sécurisé

Un accès simple et rapide aux factures
Conformité fiscale
Exactitude des rapports financiers

Passage du papier à l’électronique tout en douceur

Etape 1 : Numérisation
Rassemblez les factures fournisseurs par lot et numérisez-les grâce à la fonction Scan-To-Folder de votre copieur multi-fonction ou de votre scanner.
Etape 2 : Acquisition
L’outil de capture / LAD (Lecture Automatique de Documents) identifie les fournisseurs et extrait automatiquement les informations des factures (numéros, date, montants…)
Etape 3 : Workflow
La solution Dématérialisation des Factures Fournisseurs fait circuler les factures aux bonnes personnes afin d’obtenir leur validation. Le circuit d’approbation est sélectionné en fonction de la société destinataire, des montants, des fournisseurs.
Etape 4 : Imputation et archivage
La solution Dématérialisation des Factures Fournisseurs envoie les données extraites vers le logiciel comptable pour imputation et archive automatiquement les factures dans un plan de classement personnalisable. Elles sont conservées de façon sécurisée et accessible en permanence à l’aide de recherches simplifiées.

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