Gestion Électronique du Courrier

Bien avant l’apparition de l’informatique dans l’entreprise, la gestion du courrier a toujours demandé une identification précise des procédures à mettre en place pour la réception, l’ouverture, la distribution, la rédaction , la signature, l’expédition et l’archivage des courriers.

Tout courrier qui arrive dans la boîte aux lettres d’une organisation engendre un processus de traitement qui demande une exécution rigoureuse. Les nouvelles contraintes organisationnelles tendent à rendre l’utilisation de la Gestion Electronique du Courrier indispensable.

Les avantages de la Gestion Électronique du Courrier

L’optimisation du traitement des courriers

Gestion rapide et automatisée des courriers
L’assurance d’une qualité de service
Traçabilité et suivi rigoureux des courriers
Traitement OCR (Optical Character Recognition) pour une recherche plein texte sans modification du courrier d’origine

L’adaptation à tous les formats

Papier, email, fax, arrivée, départ, interne… une prise en charge intégrale
Interfaçage possible avec d’autres applications tierces
Adaptabilité du plan de classement aux besoin du métier
Recherche plein texte sans modification du courrier d’origine

La sécurité des correspondances

Réponse aux obligations légales de l’organisation
Assurance de la confidentialité des courriers
Conservation de l’intégralité des courriers et garatie de l’authenticité des signatures

Une solution adaptée

Inscription dans la dynamique « Green Computing »
Solution full Web, interface intuitive, adaptable à la charte graphique et paramétrable
Réduction des coûts de gestion

Passage du papier à l’électronique en toute simplicité

Les fonctionnalités complètes
La solution s’adapte aux différents points d’entrée et de sortie des courriers de votre organisation. Les contenus sont alors gérés dans un seul système sécurisé et centralisé, afin d’offrir une solution flexible et adaptable aux processus de votre société.
Référencement des courriers électroniques et des pièces jointes
La solution de Gestion Électronique des Courriers permet une intégration totale des emails dans les processus de gestion des courriers : les courriers électroniques peuvent être ajoutés à la plateforme, indexés et référencés, ainsi que leurs pièces jointes.
Distribution des courriers aux destinataires désignés et assignation de tâches
Les problématiques liées à la gestion des courriers papier sont résolues grâce à l’informatisation des processus. La solution de Gestion Électronique des Courriers permet de distribuer les courriers aux destinataires désignés et évite donc la perte des documents, l’attribution de courriers aux mauvaises personnes, la multiplication des copies.

Indexation et mise à disposition des courriers numérisés via un moteur de recherche
Le moteur de recherche puissant permet d’effectuer des requêtes sur les contenus de documents ayant subi un traitement OCR (Optical Character Recognition) et sur l’ensemble des métadonnées attachées à un courrier. La recherche multicritères est possible afin de donner de la pertinence aux résultats.
Transfert du courrier et assignation des tâches sur les courriers à vos collaborateurs
La Gestion Électronique des Courriers permet d’assigner des tâches à vos collaborateurs tout en respectant les processus de traitement des courriers. Le transfert des courriers pour traitement, information ou validation est possible. La plateforme possède également des outils d’annotation et de commentaires.
Distribution des courriers aux destinataires désignés et assignation de tâches
Les statuts attribués au courrier permettent de suivre son traitement tout au long de son cycle de vie. De plus, l’ensemble des actions menées sur un courrier est répertorié dans une interface de suivi consultable par toute personne incluse dans le processus de traitement.
La solution GEC et le nomadisme
La plateforme de Gestion Électronique des Courriers est accessible depuis toutes périphériques mobiles (tablettes, smartphones…)

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